通販業務（受注、出荷）のシステム化で効率ＵＰ-通販業務編

■業務効率・品質・コスト

貴社は業務効率を意識されていますか？
夜遅くまで対応をすることが多いでしょうか？
お客様対応の品質、商品発送の品質、いわゆるサービスの質は保たれていますか？


一般的に通販において、受注量に比例して受注担当の人数も変化します。
人が増える＝コスト増となります。

人が対応することで、きめ細かいサービスを提供することもできますが、逆に言えば
品質にバラツキが発生します。

コストを抑えること、品質を保つことを同時に行うのは大変です。
業務を行いながら、業務の標準化をすることは時間をかけて行い続ける必要があります。
人が行い続ける以上、コストの削減は大変難しい問題です。

本来、時間をかけ、行うべきことは、お客様に向いた仕事であり、新規サービスや
販促することではないでしょうか。


では、通販の業務効率化、品質を保つことを実現する方法は無いのでしょうか？


答えは、「システムに仕事をさせる」ことです。


通販業務に最適な通販ソフト（システム）を導入することで、一定の品質と業務効率化
によるコスト削減が可能となります。

ポイントは、通販ソフト（システム）の導入に合わせて、業務の標準化（ルールづくり）
を行うことができることです。

通販では１対１の対面販売と同じサービスを多くの人を相手に少ない人数で実現すること
が究極だと思います。

■受発注 （受注発注）

通販における受発注（受注発注）は在庫リスクを考えると大変良いですが、お客様への納期（受注からお届けまで）が長いことがあります。
また、メーカー（仕入先）に在庫確認、納期確認を行い、入荷して商品がそろったら出荷。
これだけでも大変ですが、メーカーからの納期回答で遅い、完売、在庫切れなどが頻繁にあると、お客様への回答、確認、
商品別配送（分納）などの手間が増えます。

このあたりの作業効率は、システムである程度対応しなければ、人員コストがかかります。

■受注チェックリスト

電話、FAX、ハガキなどを受注チャネルとする通販では受注チェックリストは重要と思われます。

お客様からお聞きした内容をメモ書きし、入力した内容とチェックする。
メモ書きが無くても、受注担当が確認し、間違いが無いかチェックすると、お客様からの
間違いクレームが減る。

多忙な業務でチェックする時間を取る＝品質と考える。

■出荷作業

出荷作業を出荷予定日で作業する方法

受注時に出荷予定日を決め、出荷作業を出荷予定日を目安に行う。

お客様へお届けする２日前を出荷予定日としておけば、出荷予定日による作業を行えば、
お届けが遅れることはなくなります。

出荷予定日ごとの出荷件数を見ておき、受注側で出荷予定日をコントロールすることで、
バランスの取れた出荷作業が実現できます。